Описание

Офис-менеджер — это управленец, руководящий всем хозяйством офиса. Он решает вопросы материально-технического обеспечения сотрудников. Часто в его подчинении находятся те, кто обеспечивает бесперебойную работу офиса. Однако, сам офис-менеджер должен знать принципы работы секретаря и владеть навыками работы с документами. В настоящее время в офисах большинства организаций есть штатная единица офис-менеджера. В нашем учебном центре мы предлагаем обучающий курс «Офис-менеджер-секретарь. Делопроизводство» В программе курса: • руководство организацией рабочих мест персонала офиса. • организация подготовки документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса. • разработка «кодекса» поведения в офисе, обеспечение работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.). • разработка и ведение бюджета расходов на офисные нужды. • организация обеспечения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (систематический анализ и определение потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, проверка наличия канцтоваров и расходных материалов; анализ предложений, структуры цен, системы скидок; обеспечение размещения заказа у поставщиков; заключение договоров поставки). • определение порядка получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы. • организация приемки, учета и хранения канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса. • организация встреч, приемов, регистрация и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров; • прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение; • материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий. • организация и проведение деловых переговоров (планирование деловых встреч, определение линии деловых переговоров, управление переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организация документального оформление переговоров, анализ результатов деловых встреч). • координация работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организация документооборота офиса. • организация ведения деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции). • ведение деловой переписки. • обеспечение рассылки необходимых материалов. • осуществление инвентаризации хозяйства офиса. • осуществление контроля за трудовой дисциплиной работников офиса (составление распорядка работы офиса, контроль его соблюдения, ведение учета нарушений, анализ причины нарушений и принятие мер по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины. • разработка и внедрение системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса. • оказание работникам офиса помощи в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принятие мер по предупреждению конфликтных ситуаций. • координация завершения работы офиса и подготовка к новому рабочему дню.