Опис

Офіс-менеджер - це управлінець, керівний всім господарством офісу. Він вирішує питання матеріально-технічного забезпечення співробітників. Часто в його підпорядкуванні знаходяться ті, хто забезпечує безперебійну роботу офісу. Однак, сам офіс-менеджер повинен знати принципи роботи секретаря і володіти навичками роботи з документами. В даний час в офісах більшості організацій є штатна одиниця офіс-менеджера. У нашому навчальному центрі ми пропонуємо навчальний курс «Офіс-менеджер-секретар. діловодство » У програмі курсу: • керівництво організацією робочих місць персоналу офісу. • організація підготовки документів, матеріалів, інформації, необхідних для початку роботи офісу і поточного рішення задач, поставлених перед персоналом офісу. • розробка «кодексу» поведінки в офісі, забезпечення працівників офісу візитними картками (бейджами, ін.). • Розробка та ведення бюджету витрат на офісні потреби. • організація забезпечення офісу канцтоварами, витратними матеріалами та іншими товарно-матеріальними цінностями, необхідними для роботи офісу (систематичний аналіз і визначення потреби в матеріально-технічному забезпеченні та обслуговуванні офісу, перевірка наявності канцтоварів та витратних матеріалів; аналіз пропозицій, структури цін, системи знижок; забезпечення процедури закупівлі у постачальників; укладання договорів поставки). • визначення порядку отримання товарно-матеріальних цінностей, оформляє доручення, організовує платежі за поставлені канцтовари, витратні матеріали та інші товарно-матеріальні цінності, необхідні в роботі офісу, оформляє платіжні документи. • організація приймання, обліку та зберігання канцтоварів, витратних матеріалів та інших товарно-матеріальних цінностей, необхідних для роботи офісу. • організація зустрічей, прийомів, реєстрація і необхідне обслуговування візитерів, гостей, делегацій, клієнтів, партнерів; • прийом візитних карток, аналіз їх змісту, їх зберігання; • матеріально-технічне забезпечення переговорів, презентацій, нарад, конференцій, семінарів та інших заходів. • організація та проведення ділових переговорів (планування ділових зустрічей, визначення лінії ділових переговорів, управління переговорами з дотриманням правил етикету і протоколу, організація документального оформлення переговорів, аналіз результатів ділових зустрічей). • координація роботи з ведення діловодства (оформлення, реєстрації, проходження, збереження й вилучення документації відповідно до стандартів діловодства), організація документообігу офісу. • організація ведення ділової кореспонденції (реєстрацію і обробку вхідної та вихідної кореспонденції). • ведення ділового листування. • забезпечення розсилки необхідних матеріалів. • здійснення інвентаризації господарства офісу. • здійснення контролю за трудовою дисципліною працівників офісу (складання розпорядку роботи офісу, контроль його дотримання, ведення обліку порушень, аналіз причини порушень і вжиття заходів щодо недопущення порушень розпорядку роботи офісу і трудової дисципліни. • Розробка та впровадження системи мотивації та дисциплінарної відповідальності працівників офісу. • надання працівникам офісу допомоги в вирішенні виникаючих в ході роботи проблем, вжиття заходів щодо попередження конфліктних ситуацій. • координація завершення роботи офісу і підготовка до нового робочого дня.