Описание

Офис-менеджер — это управленец, руководящий всем хозяйством офиса. Он решает вопросы материально-технического обеспечения сотрудников. Часто в его подчинении находятся те, кто обеспечивает бесперебойную работу офиса. Однако, сам офис-менеджер должен знать принципы работы секретаря и владеть навыками работы с документами. В настоящее время в офисах большинства организаций есть штатная единица офис-менеджера. В нашем учебном центре мы предлагаем обучающий курс «Офис-менеджер-секретарь. Делопроизводство» В программе курса: руководство организацией рабочих мест персонала офиса. организация подготовки документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса. разработка «кодекса» поведения в офисе, обеспечение работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.). разработка и ведение бюджета расходов на офисные нужды. организация обеспечения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (систематический анализ и определение потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, проверка наличия канцтоваров и расходных материалов; анализ предложений, структуры цен, системы скидок; обеспечение размещения заказа у поставщиков; заключение договоров поставки). определение порядка получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы. организация приемки, учета и хранения канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса. организация встреч, приемов, регистрация и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров; прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение; материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий. организация и проведение деловых переговоров (планирование деловых встреч, определение линии деловых переговоров, управление переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организация документального оформление переговоров, анализ результатов деловых встреч). координация работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организация документооборота офиса. организация ведения деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции). ведение деловой переписки. обеспечение рассылки необходимых материалов. осуществление инвентаризации хозяйства офиса. осуществление контроля за трудовой дисциплиной работников офиса (составление распорядка работы офиса, контроль его соблюдения, ведение учета нарушений, анализ причины нарушений и принятие мер по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины. разработка и внедрение системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса. оказание работникам офиса помощи в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принятие мер по предупреждению конфликтных ситуаций. координация завершения работы офиса и подготовка к новому рабочему дню.