Опис

Офіс-менеджер - це управлінець, керівний всім господарством офісу. Він вирішує питання матеріально-технічного забезпечення співробітників. Часто в його підпорядкуванні знаходяться ті, хто забезпечує безперебійну роботу офісу. Однак, сам офіс-менеджер повинен знати принципи роботи секретаря і володіти навичками роботи з документами. В даний час в офісах більшості організацій є штатна одиниця офіс-менеджера. У нашому навчальному центрі ми пропонуємо навчальний курс «Офіс-менеджер-секретар. діловодство » У програмі курсу: керівництво організацією робочих місць персоналу офісу. організація підготовки документів, матеріалів, інформації, необхідних для початку роботи офісу і поточного рішення задач, поставлених перед персоналом офісу. розробка «кодексу» поведінки в офісі, забезпечення працівників офісу візитними картками (бейджами, ін.). Розробка та ведення бюджету витрат на офісні потреби. організація забезпечення офісу канцтоварами, витратними матеріалами та іншими товарно-матеріальними цінностями, необхідними для роботи офісу (систематичний аналіз і визначення потреби в матеріально-технічному забезпеченні та обслуговуванні офісу, перевірка наявності канцтоварів та витратних матеріалів; аналіз пропозицій, структури цін, системи знижок; забезпечення розміщення замовлення у постачальників; укладання договорів поставки). визначення порядку отримання товарно-матеріальних цінностей, оформляє доручення, організовує платежі за поставлені канцтовари, витратні матеріали та інші товарно-матеріальні цінності, необхідні в роботі офісу, оформляє платіжні документи. організація приймання, обліку та зберігання канцтоварів, витратних матеріалів та інших товарно-матеріальних цінностей, необхідних для роботи офісу. організація зустрічей, прийомів, реєстрація і необхідне обслуговування візитерів, гостей, делегацій, клієнтів, партнерів; прийом візитних карток, аналіз їх змісту, їх зберігання; матеріально-технічне забезпечення переговорів, презентацій, нарад, конференцій, семінарів та інших заходів. організація і проведення ділових переговорів (планування ділових зустрічей, визначення лінії ділових переговорів, управління переговорами з дотриманням правил етикету і протоколу, організація документального оформлення переговорів, аналіз результатів ділових зустрічей). координація роботи з ведення діловодства (оформлення, реєстрації, проходження, збереження й вилучення документації відповідно до стандартів діловодства), організація документообігу офісу. організація ведення ділової кореспонденції (реєстрацію і обробку вхідної та вихідної кореспонденції). ведення ділового листування. забезпечення розсилки необхідних матеріалів. здійснення інвентаризації господарства офісу. здійснення контролю за трудовою дисципліною працівників офісу (складання розпорядку роботи офісу, контроль його дотримання, ведення обліку порушень, аналіз причини порушень і вжиття заходів щодо недопущення порушень розпорядку роботи офісу і трудової дисципліни. Розробка та впровадження системи мотивації та дисциплінарної відповідальності працівників офісу. надання працівникам офісу допомоги в вирішенні виникаючих в ході роботи проблем, вжиття заходів щодо попередження конфліктних ситуацій. координація завершення роботи офісу і підготовка до нового робочого дня.